Staff para Eventos: 5 Dicas Essenciais!

Organizar um evento corporativo de sucesso vai muito além de escolher o local perfeito e definir o tema. Um dos pilares mais importantes, e muitas vezes deixado de lado, é a equipe de staff. São as pessoas que estarão na linha de frente, garantindo que cada detalhe funcione perfeitamente e que os participantes tenham a melhor experiência possível.

Mas como montar uma equipe ideal?

1. Defina as Funções e o Número Necessário de Pessoas

Liste todas as funções que precisarão ser cobertas. Um evento corporativo pode exigir:

Coordenadores de Evento: Responsáveis pela supervisão geral, tomada de decisões rápidas e solução de problemas.
Recepcionistas: Para o credenciamento, entrega de materiais e direcionamento dos convidados.
Suporte Técnico: Para áudio, vídeo, apresentações e internet.
Monitores de Sala: Para auxiliar palestrantes e manter a organização dos espaços.
Segurança: Garante a tranquilidade e a integridade de todos.
Staff de Apoio (geral): Para auxiliar em diversas tarefas, como organização de filas, distribuição de brindes, etc.
Garçons/Copeiros: Se houver serviço de alimentação.

2. Contratação: Qualidade Acima de Tudo

Quando for selecionar o staff, procure por profissionais que possuam:

Experiência em eventos corporativos: Eles já conhecem a dinâmica e as particularidades desse ambiente.
Proatividade: Pessoas que antecipam problemas e agem para resolvê-los.
Excelente comunicação: Clareza e cordialidade são fundamentais ao interagir com os convidados.
Aparência Profissional: O staff representa sua marca, e a apresentação pessoal é importante.
Resiliência e Flexibilidade: Eventos corporativos são dinâmicos e exigem adaptabilidade.
Trabalho em Equipe: A sinergia entre os membros do staff é crucial para um fluxo de trabalho eficiente.

3. Treinamento e Alinhamento são Indispensáveis

Nunca subestime o poder de um bom briefing. Antes do evento, reúna todos para:

Apresentar o objetivo do evento: O que se espera alcançar com ele.
Detalhar a agenda e o cronograma: Horários de cada atividade, palestras, coffee breaks.
Distribuir as responsabilidades: Quem faz o quê e onde.
Informar sobre o público-alvo: Características dos participantes.
Fornecer informações logísticas: Planta do local, localização de banheiros, saídas de emergência, estacionamento.
Padronizar a comunicação: Como abordar os convidados, como lidar com imprevistos, quem acionar em cada situação.
Definir o código de vestimenta: Profissional e confortável para as horas de trabalho.

4. Comunicação Interna Eficaz Durante o Evento

Durante o evento, a comunicação entre o staff precisa ser fluida e instantânea. Utilize ferramentas como:

Rádios comunicadores: Essenciais para comunicação rápida e discreta.
Grupos de mensagens: Para atualizações rápidas e compartilhamento de informações importantes.
Pontos de Encontro: Defina locais específicos onde o staff pode se encontrar para alinhar informações ou resolver pendências.

5. Ofereça Suporte e Reconhecimento

Um staff feliz e valorizado trabalha melhor. Certifique-se de que sua equipe tenha:

Acessos: Crachás, informações de Wi-Fi, etc.
Refeições e Pausas: Momentos para descanso e alimentação adequada.
Material de Apoio: Água, caneta, bloco de notas, etc.
Um Ponto de Referência: Uma pessoa da organização para quem possam recorrer em caso de dúvidas ou problemas.

Para a EQ Equipe Técnica, o verdadeiro diferencial reside no seu time de especialistas – o staff que faz a mágica acontecer em cada evento.

Entre em contato via Whatsapp pelo número 11 97243-9628 ou por e-mail em daniel@equipetecnica.com.br.